Suivi des problèmes

Lors du développement de projets avancés qui requièrent des efforts de collaboration significatifs, il est crucial de créer et de gérer une équipe de projet efficace. Le Suivi des Problèmes dans Revizto facilite la collaboration en créant une plateforme qui permet aux utilisateurs d’organiser les problèmes, partager les tâches et attribuer les responsabilités. Pour créer une équipe de projet, vous devez partager le projet sur le cloud, et ensuite inviter les participants avec différents niveaux d’accès. Après la création de l’équipe de projet (voir la section Partager), vous pouvez attribuer des tâches particulières aux membres de l’équipe de projet.

Chaque problème est spécifique et contient une vue d’écran, une description du problème, un responsable pour la résolution du problème et quelques paramètres supplémentaires.

Le Suivi des Problèmes Revizto est entièrement intégré avec Revit, Navisworks et AutoCAD. Double-cliquer permet d’ouvrir la même vue avec la coupe (si une coupe est utilisée dans ces logiciels. C’est un façon simple de localiser un problème et de faire la modification dans le logiciel qui a créé le modèle. Revizto permet également d’exporter tous les conflits détectés dans Navisworks comme des problèmes spécifiques (voir ci-dessous).

Création de nouveaux problèmes

Pour créer un nouveau problème, cliquez sur l‘icône Créer un nouveau problème lorsque vous êtes en mode 2D ou 3D. Revizto va immédiatement créer une nouvelle vue d’écran du nouveau problème. Vous devez entrer un titre (Nous recommandons une description détaillée) de votre nouveau problème dans le champ Titre.

Vous pouvez optionnellement utiliser l’outil marquage afin de placer des marquages et dessiner directement sur l’écran, photo ou les images .PNG et .JPG chargées.

Note: Vous pouvez également dessiner avec votre doigt si vous utilisez le Viewer Revizto sur un iPad ou une tablette Androïd.

Lorsque la description de votre problème est terminée, vous pouvez cliquer sur Terminer. Le nouveau problème sera créé dans le projet et la fenêtre des paramètres du problème avec ses informations détaillées est affichée. Notez que tous les paramètres sauf le Titre ont des valeurs par défaut. Vous pouvez modifier ces valeurs.

Travailler avec les paramètres des problèmes

Chaque problème possède les paramètres suivants:

  • ID # - Le numéro séquentiel du problème;
  • Statut du problème:
  • Ouvert - lorsque le problème a été identifié;
  • En cours - Lorsque le problème est en cours de résolution;
  • Résolu - lorsque le problème a été résolu;
  • Fermé - lorsque la résolution du problème a été approuvée.
  • Titre - la description du problème. Il peut être édité;
  • Délai - Choisissez un délai pour la résolution du problème;
  • Créé - La date à laquelle le problème a été créé (impossible d’éditer ce champ);
  • Bénéficiaire - la personne à qui le problème est adressé. Elle reçoit une notification lors de changements dans les paramètres du problème.
  • Auteur du rapport - une personne responsable de vérifier les progrès de la résolution du problème. Par défaut l’auteur du rapport est la personne qui a créé le problème. Notez que l’auteur du rapport ne reçoit pas automatiquement les notifications concernant le problème. Pour être sûr de recevoir les notifications, l’auteur du rapport doit être dans les liste des Observateurs.
  • Je regarde ceci - ce bouton affiche si vous êtes dans la liste des observateurs. si vous ne l‘êtes pas, vous pouvez facilement vous y ajouter en basculant le bouton sur “oui”.
  • Observateurs - personnes qui reçoivent les notifications des changements sur les problèmes. vous pouvez afficher la liste des Observateurs en cliquant sur le bouton “Afficher”. Vous pouvez éditer la list des observateurs en cliquant sur le bouton “Modifier”.
  • Public - Les problèmes peuvent être publics ou privés. Un problème est par défaut public (le bouton est sur ON). Lorsque vous créez un problème public, tous les participants qui ont accès au projet peuvent voir le problème. Les problèmes privées ne peuvent être vus que par les bénéficiaires et les observateurs. Pour passer un problème en mode privé, placez le bouton sur “OFF”. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous travaillez sur un grand projet avec de nombreux participants. Rendre un problème privé vous permet de donner différents privilèges à certains participants dans le groupe, ainsi seule une partie sera capable de voir le problème.
  • Etiquettes - elles peuvent être créées pour un problème et ensuite être utilisées afin de filtrer les problèmes dans l’outil de Suivi de problèmes ou pour extraire des rapports. Les options des étiquettes sont personnalisées et peuvent inclure les métiers, les phases, les dates des réunions, les requêtes pour information des entreprises

Note: Par défaut le champ Bénéficiaire est attribué à la personne qui a créé le problème. Vous devez changer la valeur de ce paramètre si vous désirez attribuer le problème à quelqu’un d’autre. Cette personne recevra une notification.

Voir les problèmes

Pour voir les problèmes existants, cliquez sur l’icône liste des problèmes. Le panneau des problèmes sera affiché. Sélectionnez le problème dans la liste. La vue d’écran s’affiche. Pour agrandir la vue d’écran, cliquez sur l’icône Agrandir sur la barre d’outils (les autres panneaux ouverts seront réduits) ou vous pouvez également double-cliquer sur la vue d’écran.

Pour faire basculer le panneau avec les paramètres des problèmes entre ouvert et fermé, cliquez sur l’icône “i”.

Vous pouvez cliquer sur l’icône Filtre afin d’ouvrir et fermer le panneau Filtre.

Pour voir un groupe spécifique de problèmes, vous pouvez utiliser les filtres prédéfinis créés pour aider à sélectionner ces problèmes. Pour commencer à travailler avec les filtres, cliquez sur l’icône Filtres sur la barre d’outils Suivi des problèmes.

  • Mes problèmes ouverts - les tâches avec un statut “ouvert” ou “en cours” pour lesquelles l’utilisateur est un bénéficiaire;
  • Signalé par moi - tâche pour lesquelles l’utilisateur est l’auteur du rapport;
  • Observé par moi-même - tâches pour lesquelles l’utilisateur est un observateur;
  • Problèmes fermés - tâches avec le statut “Fermé”;
  • Tous les problèmes;
  • Problèmes en cours - tous les problèmes avec un statut autre que “Fermé”;

Vous pouvez également filtrer par bénéficiaire, par étiquette ou par feuille.

Lorsqu’un problème est sélectionné, vous pouvez utiliser les boutons qui apparaissent sur la gauche afin de basculer entre la vue d’écran avec les marquages, le mode 3D et le mode 2D (marqué avec une icône bleue).

Note: Lorsque le bouton mode 3D est sélectionné, vous verrez une scène 3D à l’endroit où le problème a été créé au lieu de voir la vue d’écran. Vous pouvez cliquer sur le problème dans la liste des problèmes et Revizto va automatiquement déplacer la caméra virtuelle à cet endroit.

Lorsque le suivi des problèmes est actif (le panneau est affiché) et que l’utilisateur navigue en mode 3D, l‘emplacement du problème est marqué par une bulle. La couleur de la bulle dépend de la couleur du champ Statut dans le menu Statut (Ouvert, En cours, Résolu, Fermé). Lorsque vous cliquez sur la bulle, Revizto ouvre automatiquement le problème correspondant et affiche la conversation liée au problème.

Utiliser la conversation liée au problème

Chaque issue à son propre fil de conversation. Lorsque l’information d’un problème est modifiée, l’enregistrement dans le fil de conversation est automatique. Vous pouvez:

  • écrire vos commentaires
  • attachez un fichier dans un des formats suivants: pdf, txt, csv, xls, xlsx, doc, docx, jpg, png
  • prendre et attacher des photos (si votre appareil est muni d’une caméra)
  • copier un texte ou une vue d’écran avec les touches CTRL+V

Note: Dès que le participant écrit un commentaire dans la conversation, cette personne est automatiquement ajoutée à la liste des observateurs et recevra les futures notifications sur les nouveau commentaires et modifications.

Synchronisation des Problèmes

Pour les projets stockés dans le cloud, tous les problèmes sont synchronisés automatiquement pour tous les participants via le serveur de Revizto. Dans le cas où le participants travaillent hors-ligne, les problèmes seront synchronisés automatiquement dès que la connexion internet sera restaurée.

Note: Si votre projet est local (pas dans le cloud), vous pouvez travailler avec les problèmes localement (vous pourrez par exemple envoyer un fichier de projet ou importer/exporter les problèmes dans des fichiers).

Edition multiple des problèmes

Il est parfois nécessaire d’éditer plusieurs problèmes à la fois. Par exemple si vous devez attribuer tous les problèmes d’une personne à une autre personne. C’est très facile avec Revizto. Vous pouvez voir ci-dessous la méthode pour une édition multiple des problèmes.

La première étape est de filtrer les problèmes que vous désirez éditer. Vous pouvez utiliser les filtres prédéfinis afin d’afficher les problèmes par bénéficiaire, par étiquette, ou par de multiple paramètres différents.

Lorsque vous avez effectué le filtrage, vous pouvez cliquer sur le bouton “Multiedit” sur la barre d’outils Suivi des problèmes .

L’affichage de la liste des problèmes va changer, vous pouvez maintenant sélectionner les problèmes à éditer. Vous pouvez utiliser le bouton “Tout choisir” afin de sélectionner tous les problèmes. Vous pouvez également utiliser Shift + clic afin de sélectionner les problèmes situés entre le problème actif (arrière-plan bleu) et le problème sur lequel vous cliquez.

Note: Si vous n’avez pas les droits nécessaires pour éditer un problème, ce dernier sera marqué avec un symbole de cadenas et vous ne serez pas capable de le sélectionner. Pour de plus amples détails sur les droits d’accès de Revizto, veuillez vous référer à la section de l’onglet Partager (création d’une équipe de projet).

Une fois la sélection effectuée, cliquez sur “Modifier”.

Vous pouvez maintenant modifier les valeurs de chaque champs, et elles seront appliquées à tous les problèmes sélectionnés. Veuillez noter que les champs Observateurs et Etiquettes sont un peu différents des autres. Pour les observateurs, vous ne pouvez ajouter que les nouveaux. Pour les étiquettes vous pouvez soit ajouter soit enlever les étiquettes choisies pour les problèmes sélectionnés, à l’aide de deux boutons séparés.

Tous les champs qui ont été édités sont mis en évidence avec un arrière-plan bleu. Une fois l’édition terminée, cliquez sur le bouton “Appliquer” pour confirmer les changements.

Gestion des Etiquettes

Revizto permet de gérer les étiquettes des problèmes. Ouvrez-le en cliquant sur l’icône “Gestion des Etiquettes” . Vous pouvez ajouter une nouvelle étiquette ou renommer/effacer une étiquette existante.

Effacer les Problèmes

out problème peut être effacé pour autant que l’utilisateur possède les droits ou efface ses propres problèmes. Toutefois vous devez savoir que cette opération ne peut pas être annulée et par conséquent les problèmes effacés ne peuvent pas être restaurés. Plutôt que d’effacer un problème, nous recommandons de modifier son statut pour “Fermé”. Ceci va masquer le problème dans tous les filtres sauf le filtre “Problèmes fermés”.

Il est parfois utile d’effacer les problèmes erronés ou à double.

Pour effacer un problème, cliquez sur l’icône Effacer sur la barre d’outils. Sélectionnez les problèmes que vous désirez effacer en cliquant dans le cercle rouge à droite du problème, et cliquez le bouton “Supprimer” pour confirmer. Le problème sera effacé.

Note: Il arrive que l’icône effacer ne soit pas disponible pour certains problèmes. Ceci parce que l’utilisateur n’a pas les droits nécessaires pour effacer le problème. Pour de plus amples détails sur l’utilisation des droits dans Revizto, veuillez vous référer à la section Partager (création d’une équipe de projet).

Notifications

Les notifications sont un important mécanisme de la collaboration entre les participants. Le suivi de problèmes de Revizto possède deux types de notifications:

  • Notifications par email
  • Notifications dans Revizto

Les notifications sont toujours envoyées automatiquement à un bénéficiaire ou un observateur via email et dans la conversation du problème dans revizto immédiatement après que le problème a été attribué, ou quand un des paramètres a été modifié, ou qu’un nouveau commentaire a été ajouté. Les participants peuvent également ajouter leurs propres commentaires dans la conversation du problème.

Dès que vous recevez un nouveau message, vous entendez un avertissement sonore et une boîte verte avec le nombre de problèmes ayant subi une modification apparaît à côté du bouton de Suivi des problèmes.

Vous pouvez cliquer l’icône de la liste des problèmes afin d’ouvrir la liste des problèmes. Les nouveaux problèmes sont affichés en haut de la liste. Vous pouvez voir à côté de chaque problème le nombre de messages non-lus de la conversation de ce problème. Si le problème est nouveau, une bande bleue est affichée sur la gauche.

Pour modifier la façon avec laquelle la conversation est affichée dans votre projet, vous pouvez utiliser l’onglet “Ordre tri” qui se trouve sous l’icône Filtre. Ceci vous permettra de toujours afficher les conversations par “Date”, “Statut”, “Délai” ou “Bénéficiaire”. Si par exemple “Date” est choisie, vous pouvez choisir d’afficher les derniers problèmes en premier dans la conversation et lorsque vous cliquez sur le problème cela vous amènera au dernier commentaire ou marquage de ce problème spécifique.

Chaque utilisateur peut paramétrer ses notifications par email et du projet.

Exporter et Importer des Problèmes

Chaque problème peut être exporté dans un fichier ou importer à partir d’un fichier. Pour exporter un problème, cliquez sur l’icône Exporter, cliquez ensuite sur le problème que vous désirez exporter, puis cliquez sur Terminer. Naviguez vers l’emplacement souhaité et cliquez Enregistrer.

Note: Lors de l’exportation du problème vers un fichier, vous aurez le choix entre le format Revizto (VIMMRK) et le format BCF.

Pour importer un problème, cliquez sur l’icône Importer, naviguez vers le fichier que vous désirez importer, puis cliquez sur Ouvrir.

Note: Lorsque vous importez un problème depuis un fichier, vous pouvez sélectionner les fichiers aux formats Revizto (VIMMRK) et BCF..

Note: Si vous désirez importer/exporter les marquages entre deux logiciels Revizto, il est préférable de choisir le format Revizto (VIMMRK). Si vous désirez importer/exporter vers/depuis un autre programme, vous devriez plutôt utiliser le format BCF.

Voir le tutoriel vidéo

Exporter les conflits depuis Navisworks

Revizto permet l’export de tous les conflits détectés dans Navisworks Manage en tant que problèmes séparés dans Revizto. Procédez comme suit:

  • Ouvrez un projet avec des conflits dans Navisworks
  • Cliquez sur le bouton Link to Revizto afin de lier votre projet Navisworks au projet Revizto.

Vous avez maintenant deux options:

  • Créer un nouveau projet - Le projet sera créé basé sur le projet Navisworks.
  • Lier à un projet existant - dans le cas où vous avez déjà téléchargé votre projet dans le cloud. Nous recommandons cette option pour exporter seulement les conflits. Choisissez le projet dans la liste.

Vous allez recevoir le message suivant.

  • Une fois tous les groupes de conflits paramétrés dans Navisworks “Clash Detective”, vous êtes prêts pour exporter vos conflits et vos groupes de conflits dans le Suivi des problèmes Revizto. Cliquez sur le bouton Synchronisation des Conflits vers le suivi de problèmes et la fenêtre avec la liste des conflits va s’ouvrir.

Vous pouvez choisir dans cette fenêtre les conflits que vous désirez exporter et lancer l’exportation vers Revizto en cliquant sur le bouton Exporter.  

  • Vous allez voir dans revizto la liste des nouveaux problèmes avec le numéro des conflits à la fin du titre.

L’utilisateur a les options suivantes pour visualiser un conflit en 3D:

Isoler - pour afficher uniquement un conflit

Zone de Coupe - pour afficher la coupe de ce conflit

Transparence - pour rendre transparent tout le reste de la scène

Commuter transparence conflits - pour inverser la transparence entre les objets du conflits

Tous les conflits en 3D sont marqués avec un carré rouge

Rapports

Revizto permet de générer des rapports sur les problèmes manuellement ou automatiquement. Pour ouvrir la page des rapports, cliquez sur usitué sous l’onglet Suivi des problèmes ou ouvrez la page Mes projets sur le Workspace Revizto Revizto Workspace et cliquez sur l’icône pour ouvrir la page des rapports.

Vous pouvez ensuite choisir un rapport existant ou en créer un nouveau.

Cliquez sur le bouton “Créer un nouveau rapport” et entrez un nom de rapport, sélectionnez ensuite la période de temps. Vous pouvez également créer un rapport avec certaines étiquettes ou pour des bénéficiaires ou des observateurs.

  Vous pouvez voir dans le rapport un tableau avec le nombre de problèmes pour chaque statut et une liste des problèmes sur la droite.

Vous pouvez filtrer la liste en cliquant sur le segment avec la couleur correspondante:

  • Rouge - Ouvert
  • Orange - En cours
  • Vert - Résolu
  • Gris - Fermé

Le nombre de délais dépassés est également affiché dans un cercle rouge.

Dans l’onglet “Envoi”, il est possible de paramétrer l’envoi régulier du rapport ou un envoi instantané une fois avec l’option d’envoyer le rapport avec un lien vers un tableau, dans un fichier Excel ou un PDF.

Exemple d’un rapport PDF:

Exemple d’un rapport Excel: