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Automatisation dans Revizto Workspace S’abonner

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Mallory McClure
  • Mise à jour

Les scénarios d’automatisation peuvent automatiser des tâches qui étaient auparavant manuelles. Chaque scénario est construit à partir de la combinaison d’un déclencheur, de conditions et d’actions reliés dans une séquence logique. Les scénarios sont construits comme un diagramme afin que vous puissiez facilement voir et modifier la séquence. Vous pouvez créer et gérer des scénarios d’automatisation dans Revizto Workspace sous l’onglet Automatisations de votre projet. 

Actuellement, une automatisation peut être déclenchée lors de la création, de la mise à jour et de l’ajout de commentaires sur une annotation. Les actions automatisées comprennent l’ajout, la suppression ou la mise à jour des dates d’échéance, des états, des priorités, des destinataires et des mots-clés. Lorsqu’une automatisation s’exécute sur une annotation, l’action est consignée dans la conversation de l’annotation par « Automatisation Revizto », comme pour toute action manuelle effectuée par un utilisateur. Un projet peut avoir plusieurs automatisations actives en même temps ; toutefois, si plusieurs automatisations sont déclenchées par le même type de déclencheur (par exemple : Annotation créée), les automatisations s’exécuteront dans un ordre aléatoire.

Les automatisations peuvent ne pas fonctionner correctement sur des annotations importées ou modifiées hors ligne dans la version 5.15 de Revizto ou dans une version antérieure. En outre, les déclencheurs d’automatisation ne s’exécutent pas lors de l’importation d’annotations depuis n’importe quelle version de Revizto.  

Dans cet article :

Autorisations requises

La gestion des automatisations nécessite des droits d’accès au projet spécifiques. Si vous ne pouvez pas accéder aux automatisations ou les gérer, contactez votre administrateur du projet ou de licence. 

Vous pouvez consulter vos droits d’accès dans l’onglet Équipe de projet de Revizto Workspace en cliquant sur Afficher le rôle du projet ou Définir le rôle du projet à côté du nom de votre rôle. Voir Gestion des rôles du projet pour plus d’informations.

  • Pour consulter, créer et modifier des automatisations, vous avez besoin des droits d’accès suivant :
    • Gérer les automatisations

L’onglet Automatisations n’est disponible que pour les administrateurs du projet ou les utilisateurs disposant du droit d’accès « Gérer les automatisations ». 

Accès aux automatisations 

Les utilisateurs disposant des autorisations requises peuvent gérer les automatisations d’un projet dans l’onglet Automatisations de Revizto Workspace. Depuis cet onglet, vous pouvez ouvrir et consulter des scénarios d’automatisation, les activer ou les désactiver à l’aide du commutateur ainsi que consulter les registres d’automatisation et accéder aux paramètres d’automatisation.

Pour accéder à l’onglet Automatisations  :

  1. Connectez-vous à ws.revizto.com.
    • Si vous êtes membre de plusieurs licences, assurez-vous que la bonne licence est sélectionnée.
  2. Ouvrez le menu déroulant Outils, puis, sous « Outils », sélectionnez Mes projets. 
  1. Ouvrez le projet souhaité.
  2. Cliquez sur l’onglet Automatisations dans la barre d’outils du projet.

Vous verrez ici un tableau des automatisations existantes dans ce projet et une barre d’outils proposant de créer de nouvelles automatisations.

Activation d’automatisations 

Avant qu’une automatisation puisse s’exécuter sur son déclencheur, elle doit être activée. Si vous créez une nouvelle automatisation, vous aurez la possibilité de l’activer lors de son enregistrement. Sinon, vous pouvez activer ou désactiver les automatisations à l’aide du commutateur Active. Si le commutateur est bleu, l’automatisation est active. Le commutateur d’activation est accessible à trois endroits :

  • Dans le tableau de l’onglet « Automatisations ».
  • Dans la fenêtre « Paramètres » de l’automatisation.
  • Dans la page du tableau blanc de l’automatisation. 

Création d’automatisations

Les scénarios d’automatisation peuvent être créés uniquement dans l’onglet Automatisations de votre projet dans Revizto Workspace. Le scénario se crée dans un tableau blanc où vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des blocs pour créer votre scénario. 

Les types de blocs sont :

  • Déclencheur : L’action dans une annotation qui démarre l’automatisation. Tous les scénarios commencent par un déclencheur.
  • Condition : Une condition vrai/faux qui scinde le chemin du scénario.
  • Action : Une action exécutée si le déclencheur et les conditions au-dessus d’elle sont remplis.
  • Interruption : Met fin à une branche de scénario. 

Tous les scénarios doivent inclure un déclencheur et au moins une action. Les conditions, actions supplémentaires et interruptions sont facultatives. Des interruptions peuvent être ajoutées automatiquement à une branche de scénario ; toutefois, elles ne sont pas obligatoires et sont surtout utiles pour éviter qu’une branche de condition ne se reconnecte à la branche principale de départ.

Pour créer un scénario d’automatisation :

  1. Ouvrez le projet dans Revizto Workspace et accédez à Automatisations.

  2. Cliquez sur Nouvelle automatisation.

    Si vous n’avez pas encore configuré d’automatisation dans le projet, l’ouverture de l’onglet Automatisations peut passer cette étape et vous amener directement à la création d’une nouvelle automatisation.

  1. Cliquez sur le bloc au centre de la page pour ajouter un déclencheur.

  2. Sélectionnez un déclencheur. Les déclencheurs sont : Annotation créée, Annotation mise à jour et Annotation commentée.  

    • Vous pouvez paramétrer le déclencheur Annotation mise à jour pour qu’il se déclenche uniquement lorsqu’un champ d’annotation spécifique est mis à jour. Pour définir un champ pour le déclencheur, sélectionnez-le dans le menu déroulant « Champ » et, si nécessaire, sélectionnez une « Valeur précédente » et une « Nouvelle valeur » pour ce champ.
    • Vous pouvez paramétrer le déclencheur Annotation commentée pour qu’il se déclenche uniquement lorsque les commentaires ont des pièces jointes ou lorsque les commentaires ne comportent que du texte. Pour définir le type de commentaire, décochez la case « Tous » et sélectionnez « Pièce jointe » ou « Commentaire textuel ». 

    Les automatisations basées sur le déclencheur Annotation créée ne s’appliqueront pas aux annotations créées par l’automatisation de conflits. Cependant, les automatisations basées sur les déclencheurs Annotation mise à jour et Annotation commentée s’appliqueront aux annotations créées par l’automatisation de conflits qui ont été mises à jour ou commentées. 

  1. Ajoutez un nouveau bloc pour ajouter une condition ou une action au scénario. Dans le volet latéral des paramètres, spécifiez les conditions ou les actions du bloc.

    • Les conditions et actions sont basées sur des champs tels que « Destinataire », « État » et « Priorité », que vous pouvez sélectionner dans le volet latéral des paramètres du bloc. Les actions modifieront la valeur du champ sélectionné, tandis que les conditions liront la valeur du champ pour déterminer quel chemin de scénario exécuter (vrai ou faux).
    • Les champs liés à l’utilisateur, tels que « Destinataire », peuvent utiliser des variables qui extraient des données spécifiques du projet ou de l’annotation pour chaque annotation concernée, au lieu d’appliquer une valeur statique, comme un seul utilisateur. L’élément avant le point spécifie l’objet (annotation, projet ou automatisation), tandis que l’élément après le point spécifie le champ (auteur, propriétaire ou rapporteur). Par exemple, si l’action consiste à remplacer le champ « Destinataire » par la variable « annotation.auteur », l’auteur de cette annotation sera récupéré et le destinataire de l’annotation sera remplacé par cet utilisateur.

    Les conditions créeront des chemins divergents, tandis que les actions suivront directement le bloc situé au-dessus d’elles.

  1. Continuez d’ajouter des actions et des conditions jusqu’à ce que votre scénario soit complet.
    • Vous pouvez insérer des blocs entre des blocs existants en survolant la ligne et en cliquant sur Ajouter .

    • Vous pouvez supprimer un bloc en cliquant dessus pour le mettre en surbrillance, puis en cliquant sur Supprimer au-dessus du coin supérieur droit.

      La suppression d’un bloc de type déclencheur, action ou interruption supprimera uniquement ce bloc spécifique. La suppression d’une condition supprimera ce bloc de conditions ainsi que les blocs qui y sont rattachés.

    • Vous pouvez modifier les conditions ou actions d’un bloc en cliquant sur le bloc pour ouvrir le volet latéral des paramètres.
    • Vous pouvez modifier un déclencheur en cliquant sur le bloc pour ouvrir le volet latéral des paramètres, puis en cliquant sur Retour à côté du nom du déclencheur.
    • Vous pouvez déplacer ou réorganiser un bloc en le faisant glisser. Glissez-déposez le bloc au-dessus d’une ligne ou d’un point Ajouter jusqu’à ce qu’il se colore en bleu pour le déplacer à cet endroit dans le scénario.
    • Un seul bloc peut inclure plusieurs conditions ou scénarios.
  2. Lorsque votre scénario d’automatisation est terminé, cliquez sur Enregistrer en haut de la page. Cela ouvrira la fenêtre « Paramètres »
  1. Dans la fenêtre « Paramètres », vous pouvez choisir de modifier le nom ou la description et d’activer le scénario (commutateur Actif ). Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les paramètres et fermer la fenêtre. 

Si le scénario est activé après sa création, il s’appliquera immédiatement à tout nouveau déclencheur, mais il ne s’exécutera pas rétroactivement sur les annotations existantes. Les scénarios d’automatisation peuvent être consultés ou modifiés à tout moment en suivant les étapes décrites sous Modification de scénarios d’automatisation.  

Modification d’automatisations

Les scénarios d’automatisation peuvent être modifiés à tout moment. Toute modification apportée au scénario prendra effet sur les déclencheurs futurs, mais elle ne modifiera pas rétroactivement les annotations déjà traitées. Vous pouvez modifier un scénario d’automatisation directement dans le tableau blanc, de la même manière qu’à l’étape de la création d’un scénario. Si vous souhaitez modifier le nom ou la description du scénario, vous devrez passer par les paramètres du scénario.

Pour modifier une automatisation :

  1. Ouvrez le projet dans Revizto Workspace et accédez à Automatisations.

  2. Cliquez sur le nom de l’automatisation. Cela rendra le scénario d’automatisation modifiable.

  3. Apportez vos modifications directement dans le tableau blanc de l’automatisation.
    • Vous pouvez insérer des blocs entre des blocs existants en survolant la ligne et en cliquant sur Ajouter .

    • Vous pouvez supprimer un bloc en cliquant dessus, puis en cliquant sur Supprimer au-dessus du coin supérieur droit.

      La suppression d’un bloc de type déclencheur, action ou interruption supprimera uniquement ce bloc spécifique. La suppression d’une condition supprimera ce bloc de conditions ainsi que les blocs qui y sont rattachés.

    • Vous pouvez modifier les conditions ou actions d’un bloc en cliquant sur le bloc pour ouvrir le volet latéral des paramètres.
    • Vous pouvez modifier un déclencheur en cliquant sur le bloc pour ouvrir le volet latéral des paramètres, puis en cliquant sur Retour à côté du nom du déclencheur.
    • Vous pouvez déplacer ou réorganiser un bloc en le faisant glisser. Glissez-déposez le bloc au-dessus d’une ligne ou d’un point Ajouter jusqu’à ce qu’il se colore en bleu pour le déplacer à cet endroit dans le scénario.
  4. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page. 

Si le scénario est activé après sa modification, l’automatisation mise à jour s’appliquera immédiatement à tout nouveau déclencheur.  

Modification de noms ou de descriptions d’automatisations

Vous pouvez modifier le nom et la description d’une automatisation dans ses paramètres. 

Pour ouvrir les paramètres d’une automatisation :

  1. Ouvrez le projet dans Revizto Workspace et accédez à Automatisations.
  2. À partir d’ici, soit :
    • Cliquez n’importe où dans la ligne de l’automatisation ou cliquez sur Plus dans la colonne « Actions » de l’automatisation.
    • Ouvrez le scénario d’automatisation et cliquez sur Plus dans la barre d’outils.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Modifiez le champ souhaité.
    • Vous devrez peut-être cliquer sur Modifier à côté du champ concerné pour le rendre modifiable.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications apportées.
    • Le bouton Enregistrer se trouvera soit au-dessus du champ que vous modifiez, soit en bas de la fenêtre. 

Vous pouvez consulter l’ID unique, l’auteur et le projet de l’automatisation dans la fenêtre « Paramètres », mais vous ne pouvez pas les modifier. Ces champs sont définis lors de la création de l’automatisation. 

Importation et exportation d’automatisations

Les automatisations peuvent être importées ou exportées dans d’autres projets et d’autres licences. L’importation ou l’exportation d’une automatisation transférera le nom, la description et la totalité du scénario vers le projet de destination. La nouvelle version de l’automatisation aura son propre ID et devra être activée dans le projet de destination. 

Si un état utilisé dans une automatisation n’est pas disponible dans le projet de destination, vous devrez sélectionner un autre état pour le remplacer avant de pouvoir activer l’automatisation.

Pour importer une automatisation dans un projet :

  1. Ouvrez le projet dans Revizto Workspace et accédez à Automatisations.
  2. Dans la barre d’outils, cliquez sur Importer .
  3. Sélectionnez la licence source.
  4. Sélectionnez le projet source. Une liste des automatisations de ce projet s’affiche.
  5. Sélectionnez les automatisations à importer.
  6. Cliquez sur Importer.

L’automatisation sera importée dans votre projet ouvert. 

Pour exporter une automatisation vers un autre projet : 

  1. Ouvrez le projet dans Revizto Workspace et accédez à Automatisations.
  2. À partir d’ici, soit :
    • Cliquez sur Plus dans la colonne « Actions » de l’automatisation que vous souhaitez exporter.
    • Ouvrez le scénario d’automatisation et cliquez sur Plus dans la barre d’outils.
  3. Cliquez sur Exporter.
  4. Sélectionnez la licence de destination.
  5. Sélectionnez les projets vers lesquels exporter l’automatisation.
  6. Cliquez sur Exporter. 

L’automatisation sera exportée vers les projets sélectionnés. 

Duplication d’automatisations

Les scénarios d’automatisation peuvent être dupliqués au sein d’un projet. La duplication d’une automatisation copiera le nom avec « (Copie) » ajouté à la fin, la description et la totalité du scénario. La version dupliquée de l’automatisation aura son propre ID et devra être activée dans le projet. Les scénarios dupliqués peuvent être entièrement modifiés après la duplication.

Pour dupliquer une automatisation :
  1. Ouvrez le projet dans Revizto Workspace et accédez à Automatisations.
  2. À partir d’ici, soit :
    • Cliquez sur Plus dans la colonne « Actions » de l’automatisation que vous souhaitez dupliquer.
    • Cliquez n’importe où dans la ligne de l’automatisation pour ouvrir le volet « Paramètres », puis cliquez sur Plus dans le coin supérieur droit.
  1. Cliquez sur Dupliquer

Suppression d’automatisations

Pour supprimer une automatisation :

  1. Ouvrez le projet dans Revizto Workspace et accédez à Automatisations.
  2. À partir d’ici, soit :
    • Cliquez sur Plus dans la colonne « Actions » de l’automatisation que vous souhaitez supprimer.
    • Cliquez n’importe où dans la ligne de l’automatisation pour ouvrir le volet « Paramètres », puis cliquez sur Plus dans le coin supérieur droit.
  3. Cliquez sur Supprimer.
  4. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Supprimer. 

Historique des automatisations

Les détails de la dernière exécution d’une automatisation, y compris la date (« Dernière exécution »), la durée (« Dernière durée ») et le résultat (« Résultat de la dernière exécution »), sont regroupés dans le tableau de l’onglet Automatisations. Vous pouvez également accéder à l’historique complet des automatisations exécutées sur le projet en cliquant sur Historique dans la barre d’outils.

Chaque ligne de l’historique des automatisations correspond à l’exécution individuelle d’une automatisation du projet. Vous pouvez cliquer sur Afficher plus dans la colonne « Détails » d’une exécution pour consulter les informations spécifiques à cette exécution, notamment l’ID de l’annotation traitée et si un champ d’annotation a été mis à jour avec succès. Vous pouvez cliquer sur Afficher dans le suivi des annotations ou sur Afficher dans l’automatisation pour accéder directement à l’annotation ou à l’automatisation liée à cette exécution.

Pour afficher l’historique d’une automatisation spécifique, effectuez l’une des deux opérations suivantes :

  • Cliquez sur Afficher l’historique de cette automatisation dans la colonne « Résultat de la dernière exécution » du tableau de l’onglet « Automatisations ».
  • Filtrez la page Historique par Automatisation dans la barre d’outils.

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