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Automatización en Revizto Workspace Seguir

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Mallory McClure
  • Actualización

Los escenarios de automatización permiten automatizar tareas que antes eran manuales. Cada escenario se basa en una combinación de un evento desencadenante, condiciones y acciones, que se enlazan en una secuencia lógica. Los escenarios se construyen como un diagrama para que luego pueda ver y cambiar fácilmente la secuencia. Puede crear y administrar escenarios de automatización en Revizto Workspace en la pestaña Automatizaciones de su proyecto. 

Actualmente, la automatización puede activarse al crear, actualizar y comentar una incidencia. Las acciones automatizadas incluyen añadir, eliminar o actualizar fechas límite, estados, prioridades, personas asignadas o etiquetas. Cuando se ejecuta una automatización sobre una incidencia, la acción se registra en el chat de la incidencia como “Automatización de Revizto”, de manera similar a una acción manual realizada por un usuario. En un proyecto puede haber varias automatizaciones activas a la vez; sin embargo, si varias automatizaciones se activan por el mismo tipo de evento desencadenante (por ejemplo: la creación de una incidencia), se ejecutarán en un orden aleatorio.

Es posible que las automatizaciones no funcionen correctamente en incidencias que se importaron o se editaron fuera de línea en Revizto versión 5.15 o versiones anteriores. Además, los eventos desencadenantes de la automatización no se ejecutarán si las incidencias se importan desde cualquier versión de Revizto.  

En este artículo:

Permisos requeridos

Administrar automatizaciones requiere derechos de acceso al proyecto específicos. Si no puede acceder o administrar automatizaciones, comuníquese con el administrador del proyecto o de la licencia. 

Puede ver sus derechos de acceso en la pestaña “Equipo de proyecto” de Revizto Workspace y haciendo clic en “Ver rol en el proyecto” o en “Ajustar rol en el proyecto”, junto al nombre de su rol. Ver Administrar roles en el proyecto para más información.

  • Para ver, crear y editar automatizaciones, necesita:
    • Administrar automatizaciones

La pestaña Automatizaciones solo estará disponible para los administradores del proyecto o para usuarios con el derecho de acceso “Administrar automatizaciones”. 

Acceder a las automatizaciones 

Los usuarios con los permisos necesarios pueden administrar las automatizaciones de un proyecto en la pestaña Automatizaciones en Revizto Workspace. Desde la pestaña puede abrir y ver escenarios de automatización, activarlos o desactivarlos mediante el conmutador, ver los registros de automatización y acceder a la configuración.

Para acceder a la pestaña Automatizaciones:

  1. Inicie sesión en ws.revizto.com.
    • Si es miembro de varias licencias, asegúrese de seleccionar la correcta.
  2. Abra el menú desplegable Herramientas y seleccione Mis proyectos en “Herramientas”.
  1. Abra el proyecto que desee.
  2. Haga clic en la pestaña Automatizaciones en la barra de herramientas del proyecto.

Aquí verá una tabla con las automatizaciones actuales de ese proyecto y una barra de herramientas con la opción de crear una nueva automatización.

Activar las automatizaciones 

Antes de que una automatización pueda ejecutarse por su evento desencadenante, es necesario activarla. Cuando cree una nueva automatización, podrá activarla al guardarla. De lo contrario, las automatizaciones se pueden activar o desactivar mediante el conmutador Activo, cuyo color azul indica que la automatización está activa. Puede acceder al conmutador de activación desde tres ubicaciones:

  • En la tabla de la pestaña “Automatizaciones”.
  • En la ventana “Configuración” de la automatización.
  • En la página de la pizarra de la automatización.

Crear automatizaciones

Los escenarios de automatización solo se pueden crear en la pestaña Automatizaciones de su proyecto en Revizto Workspace. El escenario se crea en un espacio de pizarra donde puede añadir, editar y eliminar bloques para crear su escenario. 

Los tipos de bloque son:

  • Evento desencadenante: La acción en una incidencia que inicia la automatización. Todos los escenarios comienzan con un evento desencadenante.
  • Condición: Una condición verdadero/falso que divide la ruta del escenario.
  • Acción: Una acción que se realiza si se cumplen el evento desencadenante y las condiciones anteriores.
  • Finalizar: Finaliza una rama del escenario. 

Todos los escenarios deben incluir un evento desencadenante y al menos una acción. Las condiciones, acciones adicionales y finalizaciones son opcionales. Las finalizaciones pueden añadirse automáticamente a una rama del escenario; sin embargo, no son obligatorias y resultan más útiles para evitar que una división por condición se vuelva a conectar con la rama principal inicial.

Para crear un escenario de automatización:

  1. Abra el proyecto en Revizto Workspace y vaya a Automatizaciones.

  2. Haga clic en Nueva automatización.

    Si aún no tiene automatizaciones configuradas en el proyecto, al abrir la pestaña Automatizaciones puede llevarlo directamente a crear una nueva automatización, omitiendo este paso.

  1. Haga clic en el bloque del centro de la página para añadir un evento desencadenante.

  2. Seleccione un evento desencadenante. Los eventos desencadenantes incluyen: Incidencia creada, Incidencia actualizada e Incidencia comentada.  

    • Puede configurar el evento desencadenante Incidencia actualizada para que actúe solo cuando se actualice un campo específico de la incidencia. Para establecer un campo para el evento desencadenante, selecciónelo en el menú desplegable “Campo” y, si fuera necesario, seleccione un “Valor anterior” y un “Nuevo valor” para ese campo.
    • Puede configurar el evento desencadenante Incidencia comentada para que actúe únicamente para comentarios con archivos adjuntos o comentarios de texto. Para establecer el tipo de comentario, desmarque la casilla de verificación “Cualquiera” y seleccione “Archivo adjunto” o “Comentario de texto”. 

    Las automatizaciones basadas en el evento desencadenante Incidencia creada no se aplicarán a incidencias creadas a partir de la automatización de conflictos. Sin embargo, las automatizaciones basadas en los eventos desencadenantes Incidencia actualizada e Incidencia comentada se aplicarán a incidencias creadas a partir de la automatización de conflictos que hayan sido actualizadas o comentadas. 

  1. Añada un bloque nuevo para agregar una condición o una acción al escenario. En el panel lateral de configuración, especifique las condiciones o acciones del bloque.

    • Las condiciones y acciones se basan en campos como “Persona asignada”, “Estado” y “Prioridad”, que se seleccionan en el panel lateral de configuración del bloque. Las acciones cambiarán el valor en el campo seleccionado, mientras que las condiciones leerán el valor del campo para determinar qué ruta del escenario ejecutar (verdadero o falso).
    • Los campos relacionados con usuarios, como “Persona asignada”, pueden usar variables que extraen datos específicos del proyecto o de la incidencia para cada incidencia en la que se actúa, en lugar de aplicar un valor estático, como un único usuario. El elemento antes del punto especifica el objeto (incluye incidencia, proyecto y automatización), mientras que el elemento que sigue especifica el campo (incluye autor, propietario e informante). Por ejemplo, si la acción es cambiar “Persona asignada” a la variable “autor.de.la.incidencia”, extraerá el autor de esa incidencia y cambiará la persona asignada de la incidencia a ese usuario.

    Las condiciones crearán rutas divididas, mientras que las acciones seguirán directamente el bloque superior.

  1. Siga añadiendo acciones y condiciones hasta finalizar su escenario.
    • Puede añadir bloques entre los bloques existentes pasando el cursor sobre la línea y haciendo clic en Añadir .

    • Puede eliminar un bloque haciendo clic en él para resaltarlo y luego haciendo clic en Eliminar encima de la esquina superior derecha.

      Si elimina un bloque de evento desencadenante, acción o finalización, solo quitará ese bloque específico. Si elimina una condición quitará ese bloque de condición y los bloques conectados a él.

    • Puede editar las condiciones o acciones de un bloque haciendo clic en este para abrir el panel lateral de configuración.
    • Para editar un evento desencadenante, haga clic en el bloque para abrir el panel lateral de configuración y luego en Volver junto al nombre del evento desencadenante.
    • Los bloques se pueden mover o reorganizar arrastrándolos. Haga clic y arrastre el bloque sobre una línea o sobre un punto Añadir hasta que se ponga azul para moverlo a ese lugar del escenario.
    • Un solo bloque puede incluir varias condiciones o escenarios.
  2. Cuando su escenario de automatización esté completo, haga clic en Guardar en la parte superior de la página. Esto abrirá la ventana “Configuración”
  1. En la ventana “Configuración”, puede optar por editar el nombre o la descripción y activar el escenario (conmutador Activo). Haga clic en Guardar para guardar las configuraciones y cerrar la ventana. 

Si el escenario se activa después de crearlo, se aplicará de inmediato a cualquier nuevo evento desencadenante; sin embargo, no se ejecutará de forma retroactiva en las incidencias existentes. Se puede acceder a los escenarios de automatización o cambiarlos en cualquier momento siguiendo los pasos de Editar escenarios de automatización.  

Editar automatizaciones

Los escenarios de automatización se pueden editar en cualquier momento. Cualquier cambio realizado en el escenario surtirá efecto en los futuros eventos desencadenantes; sin embargo, no modificará retroactivamente las incidencias en las que ya haya actuado. Puede editar un escenario de automatización directamente en la pizarra de la misma manera que crea un escenario. Si desea cambiar el nombre o la descripción del escenario, deberá hacerlo desde la configuración del escenario.

Para editar una automatización:

  1. Abra el proyecto en Revizto Workspace y vaya a Automatizaciones.

  2. Haga clic en el nombre de la automatización. Esto abrirá el escenario de automatización para editarlo.

  3. Realice los cambios directamente en la pizarra de la automatización.
    • Puede añadir bloques entre los bloques existentes pasando el cursor sobre la línea y haciendo clic en Añadir .

    • Puede eliminar un bloque haciendo clic en él y luego haciendo clic en Eliminar encima de la esquina superior derecha.

      Si elimina un bloque de evento desencadenante, acción o finalización, solo quitará ese bloque específico. Si elimina una condición quitará ese bloque de condición y los bloques conectados a él.

    • Puede editar las condiciones o acciones de un bloque haciendo clic en este para abrir el panel lateral de configuración.
    • Para editar un evento desencadenante, haga clic en el bloque para abrir el panel lateral de configuración y luego en Volver junto al nombre del evento desencadenante.
    • Los bloques se pueden mover o reorganizar arrastrándolos. Haga clic y arrastre el bloque sobre una línea o sobre un punto Añadir hasta que se ponga azul para moverlo a ese lugar del escenario.
  4. Haga clic en Guardar en la parte superior de la página. 

Si el escenario se activa después de editarlo, la automatización actualizada se aplicará de inmediato a cualquier nuevo evento desencadenante.  

Cambiar nombres o descripciones de automatizaciones

Puede editar el nombre y la descripción de una automatización en su configuración. 

Para abrir la configuración de una automatización:

  1. Abra el proyecto en Revizto Workspace y vaya a Automatizaciones.
  2. Desde aquí:
    • Haga clic en cualquier parte de la fila de la automatización o haga clic en Más en la columna “Acciones” de la automatización.
    • Abra el escenario de la automatización y haga clic en Más en la barra de herramientas.
  3. Haga clic en Configuración.
  4. Edite el campo que desee cambiar.
    • Es posible que deba hacer clic en Editar junto al campo para habilitar la edición.
  5. Haga clic en Guardar para guardar los cambios realizados.
    • Guardar estará encima del campo que está editando o en la parte inferior de la ventana. 

Puede ver el ID único, el autor y el proyecto de la automatización en la ventana “Configuración”; sin embargo, no puede editarlos. Estos campos se establecen cuando se crea la automatización. 

Importar y exportar automatizaciones

Las automatizaciones se pueden importar o exportar entre proyectos y licencias. Al importar o exportar una automatización, se trasladarán el nombre, la descripción y el escenario completo al proyecto de destino. La nueva versión de la automatización tendrá su propio ID y deberá activarse en el proyecto de destino. 

Si un estado usado en una automatización no está disponible en el proyecto de destino, deberá seleccionar un estado de reemplazo antes de poder activar la automatización.

Para importar una automatización en un proyecto:

  1. Abra el proyecto en Revizto Workspace y vaya a Automatizaciones.
  2. En la barra de herramientas, haga clic en Importar .
  3. Seleccione la licencia de origen.
  4. Seleccione el proyecto de origen. Esto mostrará la lista de automatizaciones de ese proyecto.
  5. Seleccione las automatizaciones que desee importar.
  6. Haga clic en Importar.

La automatización se importará a su proyecto abierto. 

Para exportar una automatización a otro proyecto: 

  1. Abra el proyecto en Revizto Workspace y vaya a Automatizaciones.
  2. Desde aquí:
    • Haga clic en Más en la columna “Acciones” de la automatización que desee exportar.
    • Abra el escenario de la automatización y haga clic en Más en la barra de herramientas.
  3. Haga clic en Exportar.
  4. Seleccione la licencia de destino.
  5. Seleccione los proyectos a los que desea exportar la automatización.
  6. Haga clic en Exportar. 

La automatización se exportará a los proyectos seleccionados. 

Duplicar automatizaciones

Los escenarios de automatización se pueden duplicar dentro de un proyecto. Al duplicar una automatización se copiará el nombre añadiendo “(Copia)” al final, la descripción y el escenario completo. La versión duplicada de la automatización tendrá su propio ID y deberá activarse en el proyecto. Los escenarios duplicados se pueden editar por completo después de duplicarlos.

Para duplicar una automatización:
  1. Abra el proyecto en Revizto Workspace y vaya a Automatizaciones.
  2. Desde aquí:
    • Haga clic en Más en la columna “Acciones” de la automatización que desee duplicar.
    • Haga clic en cualquier parte de la fila de la automatización para abrir el panel “Configuración” y haga clic en Más en la esquina superior derecha.
  1. Haga clic en Duplicar

Eliminar automatizaciones

Para eliminar una automatización:

  1. Abra el proyecto en Revizto Workspace y vaya a Automatizaciones.
  2. Desde aquí:
    • Haga clic en Más en la columna “Acciones” de la automatización que desee eliminar.
    • Haga clic en cualquier parte de la fila de la automatización para abrir el panel “Configuración” y haga clic en Más en la esquina superior derecha.
  3. Haga clic en Eliminar.
  4. En la ventana de confirmación, haga clic en Eliminar. 

Historial de automatizaciones

Los detalles de la ejecución más reciente de una automatización, incluida la fecha (“Último inicio”), la duración (“Última duración”) y el resultado (“Resultado del último inicio”), aparecerán en la tabla de la pestaña Automatizaciones. También puede acceder a un historial completo de las automatizaciones ejecutadas en el proyecto haciendo clic en Historial en la barra de herramientas.

Cada fila del historial de automatizaciones es una ejecución (inicio) individual de una automatización en el proyecto. Puede hacer clic en Mostrar más en la columna “Detalles” de una ejecución para ver información específica de esa ejecución, incluido el ID de la incidencia sobre la que se actuó y si se actualizó correctamente un campo de la incidencia. Puede hacer clic en Ver en el rastreador de incidencias o en Ver en automatización para ir directamente a la incidencia o a la automatización relacionada con esa ejecución.

Para ver el historial de una automatización específica:

  • Haga clic en Ver historial de esa automatización en la columna “Resultado del último inicio” de la tabla de la pestaña “Automatizaciones”.
  • Filtre la página Historial por Automatización en la barra de herramientas.

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