Gestion des rapports S’abonner
Il est possible de créer des rapports sur les annotations du projet pour n’importe quel projet via Revizto Workspace. Ils peuvent être générés sous forme de feuilles de calcul Microsoft Excel ou de documents PDF. La feuille de calcul est pratique si vous souhaitez exporter les données du rapport vers une application tierce, tandis que les PDF sont personnalisables et immédiatement prêts pour le partage.
Pour chaque rapport, vous pouvez soit configurer une distribution planifiée par e‑mail (par exemple, une fois par semaine), soit l’envoyer manuellement aux destinataires spécifiés à chaque fois que cela est nécessaire, afin de garder les rapports de vos projets à jour.
- Paramètres du rapport
- Accès aux rapports
- Création de rapports
- Modification de rapports
- Génération de rapports
- Suppression de rapports
- Désinscription de rapports
- Affichage de l’historique des rapports
- Dépannage
Voir aussi :
Paramètres du rapport
Vous pouvez configurer les paramètres d’un rapport lors de la création ou de la modification d’un rapport. Tous les rapports comprennent des paramètres généraux (titre et visibilité), des paramètres de sortie (spécifiques au format), des filtres et une distribution planifiée (avec des paramètres de partage). Les options sous Paramètres de sortie varient en fonction du format du rapport (feuille de calcul Microsoft Excel XLS ou fichier PDF). Consultez les sections ci‑dessous pour plus d’informations sur chaque paramètre.
Paramètres généraux du rapport
Tous les rapports comportent les mêmes paramètres de titre et de visibilité.
| Option | Description |
| Titre | Le titre du rapport. |
| Visibilité |
Les annotations incluses dans le rapport :
|
Paramètres de sortie
Les paramètres de sortie définissent la mise en page du rapport et les détails des annotations inclus dans le rapport selon le format que vous choisissez : XLS ou PDF.
Paramètres du rapport XLS
| Option | Description |
| Format | Le format du rapport. Le choix du format XLS créera un rapport Microsoft Excel selon les paramètres de ce tableau. |
| Annotations supprimées | Cochez cette case pour inclure les annotations supprimées. |
Paramètres du rapport PDF
| Option | Description |
| Format | Le format du rapport. Le choix du format PDF créera un rapport au format PDF selon les paramètres de ce tableau. |
| Logo de l’entreprise |
Cochez cette case pour ajouter le logo de l’entreprise à la page de titre. Les administrateurs de licence peuvent modifier le logo de l’entreprise. |
| Annotations supprimées | Cochez cette case pour inclure les annotations supprimées. |
| Types de commentaires |
Le type de commentaires des annotations qui seront inclus.
|
| Commentaires textuels | Cochez cette case pour inclure les commentaires textuels des annotations. |
| Pièces jointes | Cochez cette case pour inclure les pièces jointes des annotations. |
| Mises à jour du champ | Cochez cette case pour inclure l’historique des mises à jour des champs d’annotations. |
| Mises à jour du marquage | Cochez cette case pour inclure l’historique des mises à jour des marquages des annotations. |
| Taille des images |
Sélectionnez la taille des marquages des annotations inclus :
|
| Champs d’annotation |
Les champs d’annotations que vous souhaitez ajouter au rapport. Par exemple, vous pouvez ajouter des niveaux d’annotation, des feuilles ou des mots-clés. Pour ajouter des champs d’annotations, ouvrez le menu déroulant et cochez les cases à côté des noms des champs. Pour supprimer un champ d’annotation, cliquez sur X à côté du nom. |
| Trier par |
Sélectionnez les champs que vous souhaitez utiliser pour trier la liste des annotations. Vous pouvez en choisir trois maximum. Choisissez le champ dans le menu déroulant, puis sélectionnez le sens de tri (Asc : croissant ou Desc : décroissant). Pour ajouter des champs, cliquez sur + Ajouter un autre. Pour supprimer un champ, cliquez sur X à côté du champ. |
| Format de l’heure | Sélectionnez le format d’heure que vous préférez (24 h ou 12 h) |
| Format de la date | Sélectionnez le format de date que vous préférez. |
Filtres
Les conditions de filtres déterminent quelles annotations sont incluses dans le rapport.
| Champ | Description |
| Remplir TOUTES les conditions suivantes | Une annotation est incluse dans la série de données lorsqu’elle remplit toutes les conditions spécifiées ici. Il peut s’agir d’une ou de plusieurs conditions. |
| Remplir l’UNE des conditions suivantes | Une annotation est incluse dans la série de données lorsqu’elle remplit au moins une des conditions spécifiées ici. Il peut s’agir d’une ou de plusieurs conditions. |
Pour ajouter une condition à l’un des filtres :
- Sous le titre du filtre ou sous la dernière boîte de condition, cliquez sur + Ajouter une condition, puis renseignez les champs de la condition. Pour trouver facilement les éléments que vous voulez sélectionner dans une liste déroulante, vous pouvez commencer à taper leur nom.
Pour supprimer une condition de l’un des filtres :
- Dans le coin supérieur droit de la boîte de condition, cliquez sur X.
Distribution planifiée
Ces paramètres définissent la planification de la génération du rapport. Une fois le rapport généré, il est envoyé aux personnes spécifiées dans le champ Envoyer à .
Pour définir la planification de la génération du rapport :
- Activez le commutateur Distribution planifiée (il sera alors bleu).
- Sélectionnez les paramètres des délais de distribution à l’aide des menus déroulants. Ceux‑ci incluent :
- Période de distribution : Fréquence de distribution du rapport.
- Jours de la semaine : Jours de distribution (du dimanche au samedi).
- Heure : Heure de distribution.
- Cliquez sur le champ Envoyer à pour ajouter des destinataires du rapport. Les destinataires peuvent être des membres du projet ou des personnes externes.
- Pour ajouter un destinataire externe, tapez son adresse e‑mail dans la barre de recherche, puis sélectionnez-la. Si une adresse e‑mail n’est pas valide, vous ne pourrez pas sélectionner le destinataire.
Le champ Envoyer à est accessible même si la distribution planifiée est désactivée. Si des destinataires ont été ajoutés, ils seront renseignés automatiquement lorsque vous générez un rapport manuellement, comme décrit dans Génération de rapports.
Accès aux rapports
Les membres du projet peuvent consulter les rapports dont ils sont propriétaires et ceux qui ont été partagés avec eux. Les administrateurs du projet peuvent consulter tous les rapports.
Pour accéder aux rapports du projet :
- Connectez-vous à ws.revizto.com.
- Si vous êtes membre de plusieurs licences, assurez-vous que la bonne licence est sélectionnée.
-
Ouvrez le menu déroulant Outils, puis, sous Outils, sélectionnez Mes projets.
-
Ouvrez les rapports de votre projet :
- Ouvrez le projet puis, dans la barre d’outils supérieure, cliquez sur Rapports.
- Recherchez le projet puis, dans la colonne Actions, cliquez sur le bouton Rapports.
Cela ouvrira la liste des rapports de ce projet. Chaque rapport est affiché avec son nom, son format, son responsable, le nombre de ses destinataires et sa planification.
Création de rapports
Tout membre du projet peut créer un rapport. Cette section décrit comment créer des règles de génération de rapports.
- Pour modifier un rapport existant, voir Modification de rapports.
- Pour savoir comment générer manuellement des rapports, consultez Génération de rapports.
Pour créer un nouveau rapport :
- Ouvrez la liste des rapports du projet.
-
Cliquez sur + Nouveau rapport.
- Saisissez les paramètres du rapport.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le rapport sera envoyé aux destinataires spécifiés selon la planification définie. Pour savoir comment générer manuellement un rapport, consultez Génération de rapports.
Pour dupliquer un rapport :
Les rapports dupliqués conservent tous les paramètres de l’original, à l’exception des éléments suivants :
- Vous êtes le nouveau responsable du rapport.
- « (1) » est ajouté à la fin du nom du rapport.
- La distribution planifiée du rapport est désactivée.
- Ouvrez la liste des rapports du projet.
- Recherchez le rapport que vous souhaitez copier.
- Dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue du rapport, cliquez sur Actions
.
- Cliquez sur Dupliquer.
Le rapport sera immédiatement dupliqué. Vous pouvez modifier le nouveau rapport comme vous le souhaitez en suivant les étapes de la section Modification de rapports.
Modification de rapports
Les membres du projet peuvent modifier les rapports dont ils sont responsables. Les administrateurs du projet peuvent modifier tous les rapports. Les modifications apportées à un rapport prendront effet lors de sa prochaine génération.
Pour modifier un rapport :
- Ouvrez la liste des rapports du projet.
- Recherchez le rapport que vous souhaitez modifier.
- Dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue du rapport, cliquez sur Actions
.
- Cliquez sur Configurer.
- Modifiez les paramètres du rapport comme vous le souhaitez.
- Cliquez sur Enregistrer.
Génération de rapports
Le responsable du rapport, les destinataires du rapport et les administrateurs du projet peuvent générer des rapports manuellement à tout moment. Les rapports générés sont envoyés par e‑mail aux destinataires choisis.
Pour générer un rapport :
- Ouvrez la liste des rapports du projet.
- Recherchez le rapport que vous souhaitez générer.
- Dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue du rapport, cliquez sur Actions
- Cliquez sur Envoyer maintenant.
- Dans le champ Montrer l’état à, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Date actuelle : Générez le rapport à partir des annotations actuelles.
- Date précédente : Spécifiez une date et générez le rapport correspondant à cette date.
- Dans le champ Envoyer à, sélectionnez les destinataires du rapport ou saisissez les adresses e‑mail des destinataires externes.
- Si des destinataires ont déjà été ajoutés dans les paramètres du rapport (comme décrit dans Paramètres du rapport > Distribution planifiée), ils seront renseignés automatiquement ici. Vous pouvez supprimer des destinataires en cliquant sur X à côté de leur nom. La suppression d’un destinataire ne le retirera pas des paramètres de distribution planifiée du rapport.
- Cliquez sur Envoyer.
Suppression de rapports
Tout membre du projet peut supprimer les rapports dont il est responsable. Les administrateurs du projet peuvent supprimer tous les rapports.
Pour supprimer un rapport :
- Ouvrez la liste des rapports du projet.
- Recherchez le rapport que vous souhaitez supprimer.
- Effectuez l’une des opérations suivantes :
- Dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue du rapport, cliquez sur Actions
- Dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue du rapport, cliquez sur Actions
- Dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue du rapport, cliquez sur Actions
Le rapport sera immédiatement supprimé.
Désinscription de rapports
Vous pouvez recevoir des rapports du projet par e‑mail si un autre membre de l’équipe vous a ajouté à une liste de diffusion. Vous pouvez vous désinscrire de ces rapports.
Pour vous désinscrire d’un rapport, cliquez sur le lien de désinscription en bas de l’e‑mail.
S’il n’y a pas de lien de désinscription, il s’agit d’un e‑mail ponctuel.
Affichage de l’historique des rapports
L’historique des rapports stocke dans une liste unique tous les rapports que vous avez générés et/ou reçus. Il inclut également les tentatives de génération de rapports, aussi bien celles en cours de traitement que celles qui ont échouées.
Pour afficher un rapport depuis l’historique des rapports :
- Connectez-vous à ws.revizto.com.
- Si vous êtes membre de plusieurs licences, assurez-vous que la bonne licence est sélectionnée.
-
Ouvrez le menu déroulant Outils, puis, sous Outils, sélectionnez Historique des rapports.
- Recherchez le rapport que vous souhaitez afficher puis, dans la colonne Résultat, cliquez sur Télécharger le fichier.
Dépannage
Q : Une annotation comporte des commentaires, mais la colonne « Commentaire » d’un rapport Microsoft Excel est vide.
R : Les lignes contenant des commentaires sont réduites. Pour développer les lignes, cliquez sur le bouton à gauche.
Q : La langue du rapport ne correspond pas à la langue que j’ai sélectionnée dans l’application Revizto.
R : Le rapport est généré dans la langue de votre Revizto Workspace. Voir Sélection de la langue de Revizto Workspace.