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Automatisierung in Revizto Workspace Folgen

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Mallory McClure
  • Aktualisiert

Automatisierungsszenarien können zuvor manuelle Tasks automatisieren. Jedes Szenario basiert auf einer Kombination aus Auslöser, Bedingungen und Aktionen, die in einer logischen Reihenfolge verknüpft sind. Die Szenarien sind wie ein Diagramm aufgebaut, sodass Sie die Reihenfolge leicht sehen und ändern können. Sie können Automatisierungsszenarien in Revizto Workspace auf der Registerkarte Automatisierungen Ihres Projekts generieren und verwalten. 

Aktuell kann die Automatisierung durch das Erstellen, Aktualisieren und Kommentieren einer Aufgabe ausgelöst werden. Automatisierte Aktionen umfassen das Hinzufügen, Entfernen oder Aktualisieren von Terminen, Status, Prioritäten, Beauftragten oder Tags. Wenn eine Automatisierung auf einer Aufgabe ausgeführt wird, wird die Aktion im Chatverlauf der Aufgabe von „Revizto Automatisierung“ protokolliert – ähnlich wie eine manuelle Aktion eines Benutzers. Ein Projekt kann mehrere aktive Automatisierungen gleichzeitig haben. Wenn jedoch mehrere Automatisierungen durch denselben Auslösertyp ausgelöst werden (z. B.: Aufgabe erstellt), werden die Automatisierungen in zufälliger Reihenfolge ausgeführt.

Automatisierungen funktionieren möglicherweise nicht korrekt bei Aufgaben, die aus Revizto-Version 5.15 oder früher importiert wurden oder offline bearbeitet werden. Außerdem werden Automatisierungsauslöser beim Import von Aufgaben aus beliebigen Revizto-Versionen nicht ausgeführt.  

In diesem Artikel:

Erforderliche Berechtigungen

Für die Verwaltung von Automatisierungen sind spezielle Projektzugriffsrechte erforderlich. Wenn Sie nicht auf Automatisierungen zugreifen oder diese verwalten können, wenden Sie sich an Ihren Projektadministrator oder Lizenzadministrator. 

Sie können Ihre Zugriffsrechte in der Registerkarte Projektteam in Revizto Workspace einsehen, indem Sie neben Ihrem Rollennamen auf Projektrolle anzeigen oder Projektrolle festlegen klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Verwaltung von Projektrollen.

  • Zum Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten von Automatisierungen benötigen Sie:
    • Automatisierungen verwalten

Die Registerkarte Automatisierungen ist nur für Projektadministratoren oder Benutzer mit dem Zugriffsrecht „Automatisierungen verwalten“ verfügbar. 

Zugriff auf Automatisierungen 

Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen können die Automatisierungen eines Projekts auf der Registerkarte Automatisierungen in Revizto Workspace verwalten. Auf der Registerkarte können Sie Automatisierungsszenarien öffnen und anzeigen, sie über den Schalter aktivieren oder deaktivieren, Automatisierungsprotokolle anzeigen und auf Einstellungen zugreifen.

So greifen Sie auf die Registerkarte Automatisierungen zu:

  1. Melden Sie sich bei ws.revizto.com an.
    • Falls Sie ein Mitglied mehrerer Lizenzen sind, achten Sie darauf, dass die korrekte Lizenz ausgewählt ist.
  2. Öffnen Sie das Dropdown-Menü Tools und wählen Sie dann unter „Tools“ Meine Projekte aus.
  1. Öffnen Sie das gewünschte Projekt.
  2. Klicken Sie in der Projekt-Symbolleiste auf die Registerkarte Automatisierungen.

Hier sehen Sie eine Tabelle mit den vorhandenen Automatisierungen dieses Projekts sowie eine Symbolleiste mit der Option, eine neue Automatisierung zu erstellen.

Automatisierungen aktivieren 

Bevor eine Automatisierung bei ihrem Auslöser ausgeführt werden kann, muss sie aktiviert werden. Beim Erstellen einer neuen Automatisierung haben Sie die Option, sie beim Speichern der Automatisierung zu aktivieren. Andernfalls können Automatisierungen über den Schalter Aktiv aktiviert oder deaktiviert werden; ein blauer Schalter zeigt an, dass die Automatisierung aktiv ist. Auf den Aktivierungsschalter können Sie an drei Orte zugreifen:

  • In der Tabelle auf der Registerkarte „Automatisierungen“.
  • Im „Einstellungen“-Fenster der Automatisierung.
  • Auf der Whiteboard-Seite der Automatisierung. 

Automatisierungen erstellen

Automatisierungsszenarien können nur auf der Registerkarte Automatisierungen Ihres Projekts in Revizto Workspace erstellt werden. Das Szenario wird in einem Whiteboard-Bereich erstellt, in dem Sie Blöcke hinzufügen, bearbeiten und löschen können. 

Folgende Blocktypen stehen zur Verfügung:

  • Auslöser: Die Aktion in einer Aufgabe, die die Automatisierung startet. Alle Szenarien beginnen mit einem Auslöser.
  • Bedingung: Eine Wahr/Falsch-Bedingung, die den Szenariopfad aufteilt.
  • Aktion: Eine Aktion, die ausgeführt wird, wenn der Auslöser und die darüberliegenden Bedingungen erfüllt sind.
  • Beenden: Beendet einen Szenariozweig. 

Alle Szenarien müssen einen Auslöser und mindestens eine Aktion enthalten. Bedingungen, zusätzliche Aktionen und Beendigungen sind optional. Beendigungen können einem Szenariozweig automatisch hinzugefügt werden; sie sind jedoch nicht erforderlich und eignen sich vor allem dazu, zu verhindern, dass ein durch eine Bedingung aufgeteilter Pfad wieder mit dem Haupt-Startzweig verbunden wird.

So erstellen Sie ein Automatisierungsszenario:

  1. Öffnen Sie das Projekt in Revizto Workspace und navigieren Sie zu Automatisierungen.

  2. Klicken Sie auf Neue Automatisierung.

    Wenn in dem Projekt noch keine Automatisierungen eingerichtet sind, gelangen Sie beim Öffnen der Registerkarte „Automatisierungen“ möglicherweise direkt zum Erstellen einer neuen Automatisierung und überspringen diesen Schritt.

  1. Klicken Sie auf den Block in der Mitte der Seite, um einen Auslöser hinzuzufügen.

  2. Wählen Sie einen Auslöser aus. Zu den Auslösern gehören: Aufgabe erstellt, Aufgabe aktualisiert und Aufgabe kommentiert.  

    • Sie können den Auslöser Aufgabe aktualisiert so einstellen, dass er nur aktiviert wird, wenn ein bestimmtes Aufgabenfeld aktualisiert wird. Um ein Feld für den Auslöser festzulegen, wählen Sie es im Dropdown-Menü „Feld“ aus und wählen Sie bei Bedarf einen „Vorherigen Wert“ und einen „Neuen Wert“ für dieses Feld.
    • Sie können den Auslöser Aufgabe kommentiert so einstellen, dass er nur für Kommentare mit Anhängen oder Textkommentare aktiviert wird. Um den Kommentartyp festzulegen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Jedes“ und wählen Sie entweder „Anhang“ oder „Textkommentar“. 

    Automatisierungen auf Basis des Auslösers Aufgabe erstellt gelten nicht für Aufgaben, die aus der Kollisionsautomatisierung erstellt wurden. Automatisierungen auf Basis der Auslöser Aufgabe aktualisiert und Aufgabe kommentiert gelten jedoch für Aufgaben, die aus der Kollisionsautomatisierung erstellt wurden und aktualisiert oder kommentiert wurden. 

  1. Fügen Sie einen neuen Block hinzu, um dem Szenario eine Bedingung oder Aktion hinzuzufügen. Geben Sie im seitlichen Einstellungsbereich die Bedingungen oder Aktionen für den Block an.

    • Bedingungen und Aktionen basieren auf Feldern wie „Beauftragter“, „Status“ und „Priorität“, die im seitlichen Einstellungsbereich für den Block ausgewählt werden. Aktionen ändern den Wert im ausgewählten Feld, während Bedingungen den Feldwert auslesen, um zu bestimmen, welcher Szenariopfad ausgeführt wird (wahr oder falsch).
    • Benutzerbezogene Felder wie „Beauftragter“ können Variablen verwenden, die für jede betroffene Aufgabe spezifische Daten aus dem Projekt oder der Aufgabe abrufen, anstatt einen statischen Wert wie einen einzelnen Benutzer anzuwenden. Das Element vor dem Punkt gibt das Objekt an (einschließlich Aufgabe, Projekt und Automatisierung), das Element danach gibt das Feld an (einschließlich Autor, Eigentümer und Ersteller). Wenn die Aktion beispielsweise darin besteht, „Beauftragter“ auf die Variable „Aufgabe.Autor“ zu ändern, wird der Autor dieser Aufgabe abgerufen und der Beauftragte der Aufgabe auf diesen Benutzer geändert.

    Bedingungen erzeugen Verzweigungen, während Aktionen direkt dem darüberliegenden Block folgen.

  1. Fügen Sie weiterhin Aktionen und Bedingungen hinzu, bis Ihr Szenario vollständig ist.
    • Sie können Blöcke zwischen vorhandenen Blöcken hinzufügen, indem Sie über die Linie fahren und auf Hinzufügen klicken.

    • Sie können einen Block löschen, indem Sie auf den Block klicken, um ihn zu markieren, und dann oben rechts auf Löschen klicken.

      Das Löschen eines Auslöser-, Aktions- oder Beenden-Blocks entfernt nur diesen spezifischen Block. Das Löschen einer Bedingung entfernt den Bedingungsblock sowie die daran angehängten Blöcke.

    • Sie können die Bedingungen oder Aktionen eines Blocks bearbeiten, indem Sie auf den Block klicken, um den seitlichen Einstellungsbereich zu öffnen.
    • Sie können einen Auslöser bearbeiten, indem Sie auf den Block klicken, um den seitlichen Einstellungsbereich zu öffnen, und dann neben dem Namen des Auslösers auf Zurück klicken.
    • Sie können einen Block verschieben oder neu anordnen, indem Sie ihn ziehen. Ziehen Sie den Block über eine Linie oder einen Hinzufügen-Punkt , bis er blau wird, um ihn an diese Stelle im Szenario zu verschieben.
    • Ein einzelner Block kann mehrere Bedingungen oder Szenarien enthalten.
  2. Wenn Ihr Automatisierungsszenario fertig ist, klicken Sie oben auf der Seite auf Speichern. Dadurch wird das Fenster Einstellungen geöffnet
  1. Im Fenster Einstellungen können Sie den Namen oder die Beschreibung bearbeiten und das Szenario aktivieren (Schalter Aktiv). Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu speichern und das Fenster zu schließen. 

Wenn das Szenario nach der Erstellung aktiviert wird, gilt es sofort für neue Auslöser; es wird jedoch nicht rückwirkend für bereits vorhandene Aufgaben ausgeführt. Auf Automatisierungsszenarien kann jederzeit zugegriffen werden bzw. sie können geändert werden, wie unter Automatisierungsszenarien bearbeiten beschrieben.  

Automatisierungen bearbeiten

Automatisierungsszenarien können jederzeit bearbeitet werden. Alle am Szenario vorgenommenen Änderungen wirken sich auf zukünftige Auslöser aus; bereits bearbeitete Aufgaben werden jedoch nicht rückwirkend geändert. Sie können ein Automatisierungsszenario direkt im Whiteboard bearbeiten – auf die gleiche Weise, wie Sie ein Szenario erstellen. Wenn Sie den Namen oder die Beschreibung des Szenarios ändern möchten, müssen Sie über die Szenarioeinstellungen gehen.

So bearbeiten Sie eine Automatisierung:

  1. Öffnen Sie das Projekt in Revizto Workspace und navigieren Sie zu Automatisierungen.

  2. Klicken Sie auf den Namen der Automatisierung. Dadurch wird das Automatisierungsszenario zur Bearbeitung geöffnet.

  3. Nehmen Sie Ihre Änderungen direkt im Automatisierung-Whiteboard vor.
    • Sie können Blöcke zwischen vorhandenen Blöcken hinzufügen, indem Sie über die Linie fahren und auf Hinzufügen klicken.

    • Sie können einen Block löschen, indem Sie auf den Block klicken und dann oben rechts auf Löschen klicken.

      Das Löschen eines Auslöser-, Aktions- oder Beenden-Blocks entfernt nur diesen spezifischen Block. Das Löschen einer Bedingung entfernt den Bedingungsblock sowie die daran angehängten Blöcke.

    • Sie können die Bedingungen oder Aktionen eines Blocks bearbeiten, indem Sie auf den Block klicken, um den seitlichen Einstellungsbereich zu öffnen.
    • Sie können einen Auslöser bearbeiten, indem Sie auf den Block klicken, um den seitlichen Einstellungsbereich zu öffnen, und dann neben dem Namen des Auslösers auf Zurück klicken.
    • Sie können einen Block verschieben oder neu anordnen, indem Sie ihn ziehen. Ziehen Sie den Block über eine Linie oder einen Hinzufügen-Punkt , bis er blau wird, um ihn an diese Stelle im Szenario zu verschieben.
  4. Klicken Sie oben auf der Seite auf Speichern. 

Wenn das Szenario nach der Bearbeitung aktiviert wird, gilt die aktualisierte Automatisierung sofort für neue Auslöser.  

Automatisierungsnamen oder -beschreibungen ändern

Sie können den Namen und die Beschreibung einer Automatisierung in ihren Einstellungen bearbeiten. 

So öffnen Sie die Einstellungen einer Automatisierung:

  1. Öffnen Sie das Projekt in Revizto Workspace und navigieren Sie zu Automatisierungen.
  2. Gehen Sie von hier aus wie folgt vor:
    • Klicken Sie irgendwo in die Zeile der Automatisierung oder klicken Sie in der Spalte „Aktionen“ der Automatisierung auf Mehr .
    • Öffnen Sie das Automatisierungsszenario und klicken Sie in der Symbolleiste auf Mehr .
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Bearbeiten Sie das Feld, das Sie ändern möchten.
    • Möglicherweise müssen Sie neben dem Feld auf Bearbeiten klicken, um die Bearbeitung zu aktivieren.
  5. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.
    • Speichern befindet sich entweder über dem Feld, das Sie bearbeiten, oder unten im Fenster. 

Im Fenster „Einstellungen“ können Sie die eindeutige ID, den Autor und das Projekt der Automatisierung anzeigen, jedoch nicht bearbeiten. Diese Felder werden beim Erstellen der Automatisierung festgelegt. 

Automatisierungen importieren und exportieren

Automatisierungen können zwischen Projekten und Lizenzen importiert oder exportiert werden. Beim Importieren oder Exportieren einer Automatisierung werden Name, Beschreibung und das vollständige Szenario in das Zielprojekt übernommen. Die neue Version der Automatisierung erhält eine eigene ID und muss im Zielprojekt aktiviert werden. 

Wenn ein in einer Automatisierung verwendeter Status im Zielprojekt nicht verfügbar ist, müssen Sie einen Ersatzstatus auswählen, bevor die Automatisierung aktiviert werden kann.

So importieren Sie eine Automatisierung in ein Projekt:

  1. Öffnen Sie das Projekt in Revizto Workspace und navigieren Sie zu Automatisierungen.
  2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Importieren .
  3. Wählen Sie die Quelllizenz aus.
  4. Wählen Sie das Quellprojekt aus. Daraufhin wird eine Liste der Automatisierungen aus diesem Projekt angezeigt.
  5. Wählen Sie die zu importierenden Automatisierungen aus.
  6. Klicken Sie auf Importieren.

Die Automatisierung wird in Ihr geöffnetes Projekt importiert. 

So exportieren Sie eine Automatisierung in ein anderes Projekt: 

  1. Öffnen Sie das Projekt in Revizto Workspace und navigieren Sie zu Automatisierungen.
  2. Gehen Sie von hier aus wie folgt vor:
    • Klicken Sie in der Spalte „Aktionen“ der zu exportierenden Automatisierung auf Mehr .
    • Öffnen Sie das Automatisierungsszenario und klicken Sie in der Symbolleiste auf Mehr .
  3. Klicken Sie auf Exportieren.
  4. Wählen Sie die Ziellizenz aus.
  5. Wählen Sie die Projekte aus, in die Sie die Automatisierung exportieren möchten.
  6. Klicken Sie auf Exportieren. 

Die Automatisierung wird in die ausgewählten Projekte exportiert. 

Automatisierungen duplizieren

Automatisierungsszenarien können innerhalb eines Projekts dupliziert werden. Beim Duplizieren einer Automatisierung werden Name (mit dem Zusatz „(Kopie)“ am Ende), Beschreibung und das vollständige Szenario kopiert. Die duplizierte Version der Automatisierung erhält eine eigene ID und muss im Projekt aktiviert werden. Duplizierte Szenarien können nach dem Duplizieren vollständig bearbeitet werden.

So duplizieren Sie eine Automatisierung:
  1. Öffnen Sie das Projekt in Revizto Workspace und navigieren Sie zu Automatisierungen.
  2. Gehen Sie von hier aus wie folgt vor:
    • Klicken Sie in der Spalte „Aktionen“ der zu duplizierenden Automatisierung auf Mehr .
    • Klicken Sie irgendwo in die Zeile der Automatisierung, um den Bereich „Einstellungen“ zu öffnen, und klicken Sie oben rechts auf Mehr .
  1. Klicken Sie auf Duplizieren

Automatisierungen löschen

So löschen Sie eine Automatisierung:

  1. Öffnen Sie das Projekt in Revizto Workspace und navigieren Sie zu Automatisierungen.
  2. Gehen Sie von hier aus wie folgt vor:
    • Klicken Sie in der Spalte „Aktionen“ der zu löschenden Automatisierung auf Mehr .
    • Klicken Sie irgendwo in die Zeile der Automatisierung, um den Bereich „Einstellungen“ zu öffnen, und klicken Sie oben rechts auf Mehr .
  3. Klicken Sie auf Löschen.
  4. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf Löschen. 

Automatisierungsverlauf

Details aus der letzten Ausführung einer Automatisierung, einschließlich Datum („Letzte Ausführung“), Dauer („Letzte Dauer“) und Ergebnis („Ergebnis der letzten Ausführung“), werden in der Tabelle auf der Registerkarte Automatisierungen aufgeführt. Sie können auch den vollständigen Verlauf der im Projekt ausgeführten Automatisierungen anzeigen, indem Sie in der Symbolleiste auf Verlauf klicken.

Jede Zeile im Automatisierungsverlauf entspricht einer einzelnen Ausführung einer Automatisierung im Projekt. Sie können in der Spalte „Details“ einer Ausführung auf Mehr zeigen klicken, um spezifische Informationen zu dieser Ausführung zu sehen, einschließlich der Aufgaben-ID der bearbeiteten Aufgabe und ob ein Aufgabenfeld erfolgreich aktualisiert wurde. Sie können auf In der Aufgabenverwaltung anzeigen oder In Automatisierung anzeigen klicken, um direkt zur Aufgabe oder Automatisierung zu gelangen, die mit dieser Ausführung verknüpft ist.

So zeigen Sie den Verlauf einer bestimmten Automatisierung an:

  • Klicken Sie in der Spalte „Ergebnis der letzten Ausführung“ der Tabelle auf der Registerkarte „Automatisierungen“ für diese Automatisierung auf Verlauf anzeigen .
  • Filtern Sie die Seite Verlauf in der Symbolleiste nach Automatisierung.

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