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Mallory McClure
  • Aktualisiert

Berichte zu Projektaufgaben können für jedes Projekt über Revizto Workspace erstellt werden. Berichte können entweder eine Microsoft Excel-Tabelle oder ein PDF-Dokument sein. Eine Tabelle ist praktisch, wenn Sie Berichtsdaten in eine Anwendung eines Drittanbieters exportieren möchten, während PDFs anpassbar und direkt teilbar sind.

Für jeden Bericht können Sie entweder eine geplante E-Mail-Zustellung (beispielsweise einmal wöchentlich) einrichten oder ihn bei Bedarf manuell an bestimmte Empfänger senden, sodass Ihre Projektberichte aktuell bleiben und im Plan bleiben.

Siehe auch:

Berichteinstellungen

Sie können die Berichteinstellungen beim Erstellen oder Bearbeiten eines Berichts konfigurieren. Alle Berichte enthalten allgemeine Berichteinstellungen (Titel und Sichtbarkeit), Ausgabeeinstellungen (formatbasierte Einstellungen), Filter und planmäßige Lieferung (einschließlich Einstellungen für das Teilen). Die Optionen unter Ausgabeeinstellungen variieren je nachdem, ob der Bericht eine Microsoft Excel-Tabelle (XLS) oder ein PDF-Bericht ist. Weitere Details zu den einzelnen Einstellungen finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Allgemeine Berichteinstellungen

Alle Berichte enthalten dieselben Einstellungen für Titel und Sichtbarkeit.

Option Beschreibung
Titel Der Berichtstitel.
Sichtbarkeit

Die Aufgaben, die im Bericht enthalten sind:

  • Öffentliche Aufgaben. Nur öffentliche Aufgaben.
  • Sichtbar für den Eigentümer. Aufgaben, die für den Berichtseigentümer sichtbar sind.
  • Für alle Eingeladene sichtbar. Aufgaben, die für alle Empfänger des Berichts sichtbar sind.

Ausgabeeinstellungen

Die Ausgabeeinstellungen definieren das Berichtslayout und die Aufgabendetails, die je nach dem von Ihnen gewählten Berichtsformat in den Bericht aufgenommen werden: XLS oder PDF.

XLS-Berichteinstellungen

Option Beschreibung
Format Das Format des Berichts. Die Auswahl von XLS erstellt einen Microsoft Excel-Tabellenbericht mit den übrigen Einstellungen in dieser Tabelle. 
Gelöschte Aufgaben Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um gelöschte Aufgaben einzuschließen.

PDF-Berichteinstellungen

Option Beschreibung
Format Das Format des Berichts. Die Auswahl von PDF erstellt einen PDF-Bericht mit den übrigen Einstellungen in dieser Tabelle. 
Unternehmenslogo

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Unternehmenslogo zur Titelseite hinzuzufügen.

Lizenzadministratoren können das Unternehmenslogo bearbeiten.
Gelöschte Aufgaben Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um gelöschte Aufgaben einzuschließen.
Kommentartypen

Der Typ der Aufgabenkommentare, die einbezogen werden. 

  • Angeheftete und nicht angeheftete Kommentare: Alle Aufgabenkommentare.
  • Angeheftete Kommentare: Nur angeheftete Kommentare.
Textkommentare Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Textkommentare zu Aufgaben einzuschließen.
Anhänge Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Aufgabenanhänge einzuschließen.
Feldaktualisierungen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Verlauf der Feldaktualisierungen von Aufgaben einzuschließen.
Markierungsaktualisierungen Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Verlauf der Aktualisierungen der Aufgaben-Markierung einzuschließen.
Bildgröße

Wählen Sie die Größe der einbezogenen Markierungen in Aufgaben aus:

  • Kleine Bilder
  • Große Bilder
  • Keine Bilder
Aufgabenfelder

Die Aufgabenfelder, die Sie dem Bericht hinzufügen möchten. Sie können beispielsweise Ebenen, Pläne oder Tags der Aufgabe hinzufügen.

Um Aufgabenfelder hinzuzufügen, öffnen Sie das Dropdown-Menü und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Feldnamen. 

Um ein Aufgabenfeld zu entfernen, klicken Sie auf X neben dem Namen.
Sortieren nach

Wählen Sie die Felder aus, die Sie zur Sortierung der Aufgabenliste verwenden möchten. Sie können bis zu drei auswählen. Wählen Sie das Feld aus dem Dropdown-Menü und wählen Sie dann die Sortierrichtung (Asc: aufsteigend oder Ab: absteigend).

Um Felder hinzuzufügen, klicken Sie auf + Weitere(n) hinzufügen. 

Um ein Feld zu entfernen, klicken Sie daneben auf X .
Zeitformat Wählen Sie Ihr bevorzugtes Zeitformat (24h oder 12h).
Datumsformat Wählen Sie Ihr bevorzugtes Datumsformat.

Filter

Die Filterbedingungen legen fest, welche Aufgaben in den Bericht aufgenommen werden.

Feld Beschreibung
ALLE der folgenden Bedingungen erfüllen Eine Aufgabe wird in die Datenreihe aufgenommen, wenn sie alle hier angegebenen Bedingungen erfüllt. Dies kann eine oder mehrere Bedingungen umfassen.
BELIEBIGE der folgenden Bedingungen erfüllen Eine Aufgabe wird in die Datenreihe aufgenommen, wenn sie mindestens eine der hier angegebenen Bedingungen erfüllt. Dies kann eine oder mehrere Bedingungen umfassen.

So fügen Sie einem der Filter eine Bedingung hinzu:

  • Klicken Sie unter dem Titel des Filters oder der letzten Bedingungs-Box auf + Bedingung hinzufügen, und füllen Sie dann die Bedingungsfelder aus. Beim Auswählen von Elementen aus einer Dropdownliste können Sie mit der Eingabe eines Elementnamens beginnen, um ihn zu finden.

So entfernen Sie eine Bedingung aus einem der Filter:

  • Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Bedingungs-Box auf X.

Planmäßige Lieferung

Diese Einstellungen definieren den Ablaufplan für die Berichtserstellung. Sobald ein Bericht generiert wurde, wird er an die Personen gesendet, die im Feld Senden zu angegeben sind.

So legen Sie den Ablaufplan für die Berichtserstellung fest:

  1. Schalten Sie den Umschalter Planmäßige Lieferung ein (blau).
  2. Wählen Sie die Einstellungen für den Zustellungszeitraum über die Dropdown-Menüs aus. Dazu gehören:
    • Zustellungszeitraum: Wie häufig der Bericht zugestellt wird. 
    • Wochentage: An welchen Tagen die Zustellung erfolgt (Sonntag – Samstag).
    • Zeit: Zu welcher Uhrzeit die Zustellung erfolgt. 
  3. Klicken Sie in das Feld Senden zu, um Berichtsempfänger hinzuzufügen. Empfänger können Projektmitglieder oder externe Personen sein.
    • Um einen externen Empfänger hinzuzufügen, geben Sie seine E-Mail-Adresse in die Suchleiste ein und wählen Sie dann die E-Mail aus. Wenn keine gültige E-Mail eingegeben wird, können Sie den Empfänger nicht auswählen.

Das Feld Senden zu ist auch dann verfügbar, wenn die planmäßige Lieferung ausgeschaltet ist. Wenn Empfänger hinzugefügt wurden, werden sie beim manuellen Generieren eines Berichts automatisch übernommen, wie unter Berichte generieren beschrieben.

Auf Berichte zugreifen

Projektmitglieder können die Berichte anzeigen, die ihnen gehören, sowie die mit ihnen geteilten Berichte. Projektadministratoren können alle Berichte anzeigen.

So greifen Sie auf Projektberichte zu:

  1. Melden Sie sich bei ws.revizto.com an.
    1. Falls Sie ein Mitglied mehrerer Lizenzen sind, achten Sie darauf, dass die korrekte Lizenz ausgewählt ist.

  2. Öffnen Sie das Dropdown-Menü Tools und wählen Sie dann unter Tools Meine Projekte aus.

  3. Öffnen Sie die Berichte für Ihr Projekt:

    • Öffnen Sie ein Projekt und klicken Sie dann in der oberen Symbolleiste auf Berichte.
    • Suchen Sie ein Projekt und klicken Sie dann in der Spalte Aktionen auf die Schaltfläche Berichte.

Daraufhin wird die Liste der Berichte für dieses Projekt geöffnet. Jeder Bericht wird mit Name, Format, Eigentümer, Anzahl der Empfänger und Ablaufplan angezeigt.

Berichte erstellen

Jedes Projektmitglied kann einen Bericht erstellen. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Regeln für die Berichtserstellung erstellen. Informationen zum Anzeigen von Berichten. 

  • Informationen zum Bearbeiten oder Ändern eines vorhandenen Berichts finden Sie unter Berichte bearbeiten.
  • Informationen zum manuellen Generieren und Anzeigen von Berichten finden Sie unter Berichte generieren.

So erstellen Sie einen neuen Bericht:

  1. Öffnen Sie die Liste der Projektberichte.

  2. Klicken Sie auf + Neuer Bericht.

  3. Geben Sie die Berichteinstellungen ein.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Der Bericht wird gemäß dem angegebenen Zeitplan an die angegebenen Empfänger gesendet. Informationen zum manuellen Generieren eines Berichts finden Sie unter Berichte generieren.

So duplizieren Sie einen Bericht:

Duplizierte Berichte übernehmen alle Einstellungen des Originals, mit folgenden Ausnahmen:

  • Sie sind der neue Berichtseigentümer.
  • „(1)“ wird am Ende des Berichtnamens hinzugefügt.
  • Die geplante Zustellung des Berichts ist deaktiviert.
  1. Öffnen Sie die Liste der Projektberichte.
  2. Suchen Sie nach dem Bericht, den Sie kopieren möchten.
  3. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Berichts-Box auf Aktionen .
  4. Klicken Sie auf Duplizieren.

Der Bericht wird sofort dupliziert. Sie können den neuen Bericht bei Bedarf bearbeiten, indem Sie den Schritten unter Berichte bearbeiten folgen.

Berichte bearbeiten

Projektmitglieder können die Berichte bearbeiten, die ihnen gehören. Projektadministratoren können alle Berichte bearbeiten. Änderungen an einem Bericht werden beim nächsten Generieren wirksam.

So bearbeiten Sie einen Bericht:

  1. Öffnen Sie die Liste der Projektberichte.
  2. Suchen Sie nach dem Bericht, den Sie bearbeiten möchten.
  3. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Berichts-Box auf Aktionen .
  4. Klicken Sie auf Konfigurieren.
  5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Berichteinstellungen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Berichte generieren

Berichtseigentümer, Berichtsempfänger und Projektadministratoren können Berichte jederzeit manuell generieren. Die generierten Berichte werden per E-Mail an die ausgewählten Empfänger zugestellt.

So generieren Sie einen Bericht:

  1. Öffnen Sie die Liste der Projektberichte.
  2. Suchen Sie nach dem Bericht, den Sie generieren möchten.
  3. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Berichts-Box auf Aktionen .
  4. Klicken Sie auf Jetzt senden.
  5. Wählen Sie im Feld Anzeigen Status für eine der folgenden Optionen aus:
    • Aktuelles Datum: Generieren Sie den Bericht basierend auf den aktuellen Aufgaben.
    • Vorheriges Datum: Geben Sie ein Datum an und generieren Sie den Bericht für dieses Datum.
  6. Wählen Sie im Feld Senden zu die Berichtsempfänger aus, oder geben Sie die E-Mail-Adressen externer Empfänger ein.
    • Wenn in den Berichteinstellungen > des Berichts unter Zustellungszeitraum bereits Empfänger hinzugefügt wurden, werden sie hier automatisch übernommen. Empfänger können entfernt werden, indem Sie auf X neben ihrem Namen klicken. Das Entfernen eines Empfängers entfernt ihn nicht aus den Einstellungen der planmäßigen Lieferung des Berichts. 
  7. Klicken Sie auf Senden.

Berichte löschen

Jedes Projektmitglied kann die Berichte löschen, die ihm gehören. Projektadministratoren können alle Berichte löschen.

So löschen Sie einen Bericht:

  1. Öffnen Sie die Liste der Projektberichte.
  2. Suchen Sie nach dem Bericht, den Sie löschen möchten.
  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Berichts-Box auf Aktionen , und klicken Sie dann auf Löschen.
    • Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Berichts-Box auf Aktionen , und klicken Sie dann auf Konfigurieren. Klicken Sie unten im Fenster Berichteinstellungen auf Löschen.

Der Bericht wird sofort gelöscht.

Von Berichten abmelden

Möglicherweise erhalten Sie Projektberichte per E-Mail, weil ein anderes Teammitglied Sie zu einer Mailingliste hinzugefügt hat. Sie können solche Berichte abbestellen.

Um einen Bericht abzubestellen, klicken Sie am Ende der E-Mail-Nachricht auf den Link zum Abbestellen.

Wenn es keinen Link zum Abonnement kündigen gibt, handelt es sich um eine einmalige E-Mail.

Berichtsverlauf anzeigen

Der Berichtsverlauf speichert alle Berichte, die Sie generiert und/oder erhalten haben, in einer einzigen Liste. Er enthält auch Versuche, Berichte für Sie zu generieren, die verarbeitet werden oder fehlgeschlagen sind.

So zeigen Sie einen Bericht aus dem Berichtsverlauf an:

  1. Melden Sie sich bei ws.revizto.com an.
    1. Falls Sie ein Mitglied mehrerer Lizenzen sind, achten Sie darauf, dass die korrekte Lizenz ausgewählt ist.

  2. Öffnen Sie das Dropdown-Menü Tools und wählen Sie dann unter Tools Berichtshistorie aus.

  3. Suchen Sie den Bericht, den Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann in der Spalte Ergebnis auf Datei herunterladen.

Fehlerbehebung

F: Eine Aufgabe hat Kommentare, aber die Spalte „Kommentar“ in einem Microsoft Excel-Bericht ist leer.
A: Die Zeilen mit den Kommentaren sind eingeklappt. Um Zeilen zu erweitern, klicken Sie links auf die Schaltfläche .

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F: Die Berichtssprache stimmt nicht mit der Sprache überein, die ich in der Revizto-Anwendung ausgewählt habe.
A: Der Bericht wird in Ihrer Sprache für Revizto Workspace generiert. Siehe Sprache für Revizto Workspace auswählen.

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